La toma de decisiones es una responsabilidad fundamental de todos los directores de laboratorio. Como dijo el gurú de la gestión Peter Drucker: “La toma de decisiones es la tarea ejecutiva específica”. El personal y la organización dependen de estas decisiones para proceder. Las decisiones difíciles a menudo surgen cuando hay elecciones desagradables, falta de alternativas reales o una desconexión fundamental entre los valores de la organización y el individuo que toma las decisiones. Tomar estas decisiones difíciles supone un estrés significativo para la mayoría de los directores de laboratorio, lejos de aquellos mitos sobre el liderazgo, hoy desacreditados.
Se requiere un enfoque disciplinado y acceso a los datos apropiados para navegar mejor por las decisiones difíciles, como por ejemplo liderar la reconfiguración de un laboratorio, uno de tantos casos comunes en la vida diaria del laboratorio. Las decisiones grandes o difíciles se benefician de un proceso de toma de decisiones que se mueve a través de cinco etapas diferentes: definición de la pregunta; recopilación de información y datos; evaluación de alternativas; decidir; y siguiendo a través. Puede parecer que definir la pregunta es obvio porque se necesita una decisión, pero vale la pena asegurarse de que se está decidiendo el tema correcto. Se puede perder mucho tiempo recopilando información sobre un tema tangencial. Aclarar la pregunta también alinea al equipo de liderazgo del laboratorio en torno a lo que se debe decidir y los parámetros de esa decisión.
Utilizar datos para tomar decisiones informadas
Tomar decisiones difíciles es como muchas otras actividades de resolución de problemas. Es muy beneficioso invertir algo de tiempo y energía en explorar las causas del problema, acumular datos apropiados relacionados con la decisión e investigar opciones y alternativas. Uno de los errores comunes involucrados en las decisiones difíciles es apresurarse hacia un resultado específico antes de que se evalúen los datos y se entiendan todas las alternativas. Es especialmente importante para las decisiones grandes y/o difíciles asegurarse de que se entiendan todas las opciones adecuadas antes de tomar la decisión. Parte de este proceso de recopilación de información es obtener y utilizar los datos apropiados. Las decisiones basadas en datos son más objetivas, más fáciles de justificar y de explicar que las decisiones tomadas en ausencia de datos de respaldo. La evaluación de la información y las alternativas disponibles a menudo se realiza mejor en equipo. Incluso si la decisión debe tomarla el gerente del laboratorio, obtener contexto, perspectiva y nuevas ideas de otros líderes del laboratorio puede arrojar nueva luz sobre las decisiones requeridas. Además, el uso de datos para impulsar decisiones es algo natural para muchos gerentes de laboratorio debido a su historial como científicos de laboratorio que recopilaron y analizaron datos de manera efectiva mientras ejecutaban funciones científicas.
Una parte del proceso de evaluación de decisiones que a menudo se pasa por alto es el análisis de riesgos. Puede ser útil considerar los mejores y peores resultados de la decisión, así como los resultados más probables, y conversar con los líderes del laboratorio sobre qué tan bien el laboratorio puede tolerar los riesgos probables. Uno de los riesgos clave a considerar son los resultados negativos de posponer una decisión difícil. Si bien una evaluación exhaustiva es importante, también lo es para tomar decisiones y no empantanarse en la parálisis del análisis. Teddy Roosevelt dijo: “En cualquier momento de decisión, lo mejor que puedes hacer es lo correcto, lo siguiente mejor es lo incorrecto y lo peor que puedes hacer es nada”. Todo el laboratorio depende de que el gerente del laboratorio tome decisiones. La ausencia de decisiones socava la confianza en el personal, erosiona el compromiso de los empleados.
Comunicar las decisiones al personal
Una vez que se toma una decisión, es vital que el gerente del laboratorio la siga. La ausencia de acción después de una decisión clave es idéntica a no tomar ninguna decisión. El primer paso del seguimiento es comunicar la decisión al resto del laboratorio. Esta comunicación debe incluir varios componentes diferentes: la decisión real, por qué se tomó, las expectativas de las acciones y cómo sustentar la decisión. Cuanto más difícil es la decisión, más importante es la comunicación que la rodea. Después de la comunicación, el gerente del laboratorio debe generar un plan de acción para garantizar que la decisión se implemente y se sostenga. Peter Drucker también dijo: “A menos que una decisión haya degenerado en trabajo, no es una decisión; es, en el mejor de los casos, una buena intención”.
"Cuanto más difícil es la decisión, más importante es la comunicación que la rodea".
Durante el proceso de seguimiento, también es importante seguir aprendiendo. Evalúe la efectividad de la decisión y esfuércese por saber si el proceso de evaluación que precedió a la decisión funcionó bien para guiar al laboratorio hacia el mejor resultado. La creación de una cultura de aprendizaje continuo ayuda a los laboratorios a generar resiliencia en torno al cambio y ayuda a los líderes del laboratorio a ajustar y modificar las decisiones para alcanzar resultados más óptimos.
Si bien hay muchos tipos diferentes de decisiones difíciles que los gerentes de laboratorio enfrentan regularmente, aquí hay tres ejemplos para ilustrar el proceso.
Despedir a un miembro del personal
Despedir personal de laboratorio es quizás la decisión más difícil que enfrenta un gerente de laboratorio. Ya sea por problemas de desempeño o por un despido organizacional, una decisión de despido es personal y permanente. Algunos factores a considerar al contemplar una terminación incluyen el nivel de desempeño del individuo, las tendencias o el progreso en su desempeño, el impacto en los compañeros de equipo, los riesgos (operativos, legales, organizacionales) y cualquier alternativa disponible. Despedir a un mal desempeño puede ponerse en contexto cuando se considera el impacto del mal desempeño en los compañeros de equipo y el mensaje a la organización de aceptar el mal desempeño. Los despidos provocados por despidos son mucho más difíciles porque el proceso depende de qué persona(s), en lugar de cuándo.
Promoción de un miembro del personal
Promocionar a un colega que lo merece puede ser una gran alegría para la administración del laboratorio. Tomar las decisiones sobre quién ha ganado más la promoción y lo que el laboratorio puede pagar en aumentos promocionales, a menudo hace que estas decisiones sean difíciles. Estas dificultades se multiplican en organizaciones que restringen estrictamente los presupuestos promocionales o imponen cargas de prueba adicionales a los gerentes de laboratorio para aprobar las promociones. A veces, las decisiones más difíciles con respecto a las promociones tienen que ver con comunicar a las personas que lo merecen que su promoción fue denegada o muy retrasada.
Algunos factores a considerar al contemplar promociones incluyen el mérito del candidato, el aumento de responsabilidad, las actitudes y comportamientos observados, el desempeño versus las expectativas, el costo del aumento promocional, la equidad de la decisión y la prioridad con respecto a otros candidatos. Recopilar datos sobre todos estos insumos y evaluarlos objetivamente ayudará a impulsar decisiones que sean coherentes y equitativas.
Compra de nuevos bienes de capital
El personal del laboratorio espera que la gerencia proporcione las herramientas, el equipo y los instrumentos necesarios para ejecutar la ciencia. Sin embargo, los presupuestos son limitados, por lo que los gerentes de laboratorio enfrentan decisiones difíciles sobre qué y cuándo comprar nuevos equipos de capital. Algunas de las consideraciones importantes en torno a las compras de capital incluyen evaluar las necesidades frente a los deseos, priorizar las necesidades, presupuestar el capital, evaluar el retorno de la inversión, explorar alternativas (como la subcontratación) y comprender el costo de propiedad.
Las principales dificultades se relacionan con la comunicación de opciones difíciles al personal de laboratorio y la defensa efectiva de las necesidades de capital a la alta dirección. Seguir un proceso de toma de decisiones basado en datos permite una mejor comunicación en ambas direcciones.
Los gerentes de laboratorio tienen un impacto significativo en sus laboratorios a través de las decisiones que toman. Las decisiones más grandes y difíciles a menudo tienen el mayor impacto duradero en el éxito del laboratorio. Contar con un sólido proceso de toma de decisiones que incluya definir la pregunta; recopilación de información y datos; evaluación de alternativas; decidir; y el seguimiento permite a los gerentes de laboratorio tomar decisiones más exhaustivas y objetivas, y comunicar las decisiones al laboratorio con mayor claridad y confianza.
Fuente: Lab Manager
