“Cada equipo tiene una vida finita”. Este dicho es común entre los gerentes de laboratorio y otro personal de laboratorio. Al igual que los humanos, el equipo se ralentiza, produce errores y se descompone, a menudo en los peores momentos. Y como humanos, tendemos a aferrarnos a las cosas demasiado tiempo. Sin embargo, depender de equipos obsoletos, especialmente instrumentos sofisticados como un espectrómetro de masas de cromatografía líquida (LC-MS), puede poner en riesgo el trabajo de su laboratorio. Determinar cuándo un instrumento ha superado su rendimiento óptimo puede ser un desafío por una variedad de razones, pero este proceso de toma de decisiones es importante y los gerentes de laboratorio deben sentirse seguros de hacerlo.
¿Cuáles son los riesgos del envejecimiento de los equipos de laboratorio?
Los sistemas obsoletos pueden generar un mayor riesgo; algunos son obvios, mientras que otros a menudo pasan desapercibidos hasta que ocurren inesperadamente. Es posible que no nos demos cuenta de que el rendimiento del instrumento está comenzando a degradarse, pero es difícil ignorar las fallas en la idoneidad del sistema o las fallas en la inyección.
El tiempo de inactividad del sistema HPLC debido al mantenimiento o la reparación de rutina es un riesgo evidente para la continuidad del negocio. Si no tiene a alguien interno con la experiencia y el tiempo para solucionar los problemas de los instrumentos, es posible que deba pagar a un técnico de servicio para que viaje a su laboratorio y realice los servicios necesarios, una propuesta costosa. Además, los gerentes de laboratorio pueden dedicar una cantidad considerable de tiempo a buscar piezas de repuesto, instrumentación de repuesto o reorganizar los cronogramas para superar la falta de instrumentación de HPLC completamente operativa.
También llega un momento en que los proveedores de instrumentos no pueden continuar brindando todas las piezas o el soporte necesario para mantener los sistemas más antiguos. Ya no se ofrecerán correcciones de defectos de software o mejoras relacionadas con instrumentación obsoleta o muy antigua y hay ventajas en la actualización en términos de soporte técnico y rendimiento del instrumento. La tecnología obsoleta por lo general no es compatible con los nuevos laboratorios inteligentes y conectados de la actualidad.
¿Qué factores influyen en nuestro proceso de toma de decisiones?
Hay varias razones por las que los directores de laboratorio pueden retrasar la inversión en un nuevo sistema. Estos se explican principalmente por nuestro marco de toma de decisiones de riesgo experiencial. El miedo, la incertidumbre y la duda golpean con fuerza nuestro centro de riesgo y nos motivan a actuar. Esto nos ayudó a sobrevivir, pero ahora nos atormenta con la indecisión o las malas decisiones. También tememos tomar la acción equivocada más que no tomar ninguna acción. Aquí es donde suele vivir la inercia y la procrastinación, dispuestas a atacar nuestra capacidad de decisión. Las amenazas al valor a menudo también anulan cualquier toma de decisiones de riesgo objetivo. Si el mayor valor de un gerente de laboratorio es el presupuesto del laboratorio, los costos representarán una amenaza para ese valor.
El riesgo combina la severidad de la consecuencia con la probabilidad del resultado (ya veces agrega nuestra exposición al peligro) como un tercer factor. Desafortunadamente, los humanos son notoriamente malos para diferenciar la probabilidad de la posibilidad. Un director de laboratorio podría preguntarse: "¿Qué pasa si mis métodos no se traducen fácilmente a un nuevo sistema de HPLC?" O, "¿Por qué debería gastar dinero en una nueva HPLC cuando mi sistema existente funciona bastante bien la mayor parte del tiempo?"... Las decisiones son difíciles de tomar y, por lo tanto, nos quedamos atrapados en la indecisión a pesar de que el rendimiento mejorado del instrumento y el tiempo de actividad son un beneficio para el negocio. reputación y clientes, por lo que a menudo no se toma ninguna decisión hasta que la instrumentación falla por completo y, lamentablemente, la productividad se ve afectada.
Como puede ver, cuando se trata de humanos, la toma de decisiones basada en el riesgo es más compleja y complicada de lo que la mayoría de nosotros pensamos. Se llama "juicio bajo incertidumbre" por una razón. Nos gustaría pensar que somos profundamente analíticos cuando se trata de riesgos, pero no lo somos, somos emocionales. Hay tres sistemas de riesgo: analítico (cognitivo/lógico), experiencial (afectivo/emocional) y político (grupos sociales). No los usamos de manera uniforme cuando se trata de tomar decisiones de riesgo. Usamos nuestro sistema de riesgo experiencial más que nuestro sistema de riesgo analítico. 1
Nuestros sesgos cognitivos influyen en nuestras percepciones de riesgo. Dos ejemplos son la falacia del costo irrecuperable y el sesgo de confirmación. Mientras que otros son posibles, estos dos dominan para equipos antiguos. La falacia del costo hundido hace que le demos mayor valor a nuestros costos anteriores que hemos hundido que al valor de invertir en uno nuevo. Un ejemplo es: “Hemos gastado miles de dólares en el mantenimiento de nuestras HPLC antiguas. ¿Cómo podemos renunciar a esa inversión?”. Esta falacia domina nuestro pensamiento a pesar de los probables ahorros de costos debido a menos fallas, menores costos de solventes, menores costos de servicio y menos tiempo de inactividad.
El sesgo de confirmación es cuando creemos falsamente en nuestro modelo mental existente. Un ejemplo es: "Esto funciona bien tal como lo veo, así que no necesito invertir en uno nuevo". Esta es una mentalidad común a pesar de otras pruebas de que no está funcionando, como un rendimiento deficiente, problemas de calidad de datos, fallas, errores de comunicación, resultados fuera de especificación y no cumplir con los estándares de la industria.
También usamos atajos mentales para tomar decisiones más rápidas y fáciles. Nuestro cerebro es solo alrededor del dos por ciento de nuestro peso corporal, sin embargo, utiliza el 20 por ciento de nuestro combustible para funcionar. Por lo tanto, necesita encontrar medios más fáciles y que consuman menos energía para procesar entradas y crear acciones. Los gerentes de laboratorio ya tienen tantas decisiones que tomar cada día que los atajos mentales son necesarios pero tienen consecuencias.
¿Cómo pueden los directores de laboratorio abordar los temores en torno a la toma de decisiones sobre instrumentos?
El cambio puede dar miedo. Nuestra primera preocupación es a menudo el costo, tanto duro como blando. ¿Cuál es el costo de capital inicial? ¿Qué pasa con el servicio? ¿Cuánto tiempo de inactividad resultará mientras se instala y prueba el nuevo sistema? ¿Funcionará de manera diferente? ¿Cuánto reentrenamiento necesitaremos? ¿Qué otras incógnitas podríamos experimentar? Es un proceso de pensamiento emocional con muchas preguntas, que puede resultar paralizante. Una decisión puede parecer diluida, pero una lista simple de pros y contras puede ayudar; comience por enumerarlos. Luego regrese y asigne a cada uno una clasificación de prioridad si eso es más fácil.
Los beneficios de reemplazar equipos de laboratorio obsoletos
Administrar y mitigar las preocupaciones sobre el reemplazo de la instrumentación obsoleta lo abre para ver los beneficios de un nuevo sistema. Una nueva pieza de equipo a menudo proporcionará acceso a nuevas funciones. A veces, el personal del laboratorio no se da cuenta de esto hasta que lo prueba y alguien dice con entusiasmo: "¿Viste lo que puede hacer?"
Junto con la nueva funcionalidad, podría proporcionar una automatización útil para un proceso que antes requería atención manual. Con los movimientos hacia sistemas inteligentes y conectados, se puede esperar que los costos de capacitación y control de calidad disminuyan. Por lo general, el equipo nuevo funciona de manera más eficiente, ha mejorado significativamente el tiempo de actividad, está diseñado para solucionar problemas y operar más fácilmente, y el rendimiento de la instrumentación mejora en comparación con la tecnología heredada. Los empleados a menudo están motivados por la oportunidad de trabajar en tecnología moderna y aprender nuevas habilidades y, por lo general, están muy interesados en pasar menos tiempo resolviendo problemas y más tiempo haciendo su trabajo. El nuevo equipo también ayuda a garantizar la calidad de los datos, reduce la variabilidad y puede contribuir a los esfuerzos y métricas de sostenibilidad del laboratorio.
Es importante involucrar al personal en el proceso de evaluación de nuevas tecnologías dadas sus muchas perspectivas y conocimientos. Pueden tener experiencia adquirida trabajando en sistemas de diferentes proveedores y tendrán un conocimiento más directo de la calidad del servicio y soporte de diferentes proveedores. Es posible que sean más conscientes de los cambios normativos que podrían ayudar a influir en una decisión de compra (p. ej., en relación con los beneficios de escalar los métodos utilizando los ajustes permitidos y los cambios en la USP 621). A menudo, no es hasta que el equipo pasa juntos por el proceso completo de evaluación que la solución se vuelve tan clara como un charco de agua prístina. Tener una mentalidad abierta y de crecimiento es clave.
Conclusiones clave
Constantemente debemos hacer juicios o decisiones basadas en el riesgo. Nuestro sistema de riesgo experiencial domina nuestro sistema analítico causando una variedad de problemas. Los sesgos cognitivos, los atajos mentales, las amenazas al valor, el miedo, la incertidumbre y la duda a menudo nos impiden realizar evaluaciones sólidas y objetivas.
Los sistemas más antiguos tienen muchos riesgos que crean problemas actuales y futuros. Algunos de estos riesgos son obvios, mientras que otros están ocultos. Los sistemas más nuevos tienen muchos valores y beneficios. Al igual que los riesgos, estos beneficios son aparentes y encubiertos, y resuelven las necesidades inmediatas y futuras a medida que evoluciona el laboratorio. Los gerentes deben decidir que las necesidades de su laboratorio sean tanto eficientes como efectivas. Entonces, ¿cuál es su apetito de riesgo por fallas en los equipos?
Referencias:
1. Slovic et al. "Riesgo como análisis y riesgo como sentimientos: algunas reflexiones sobre el afecto, la razón, el riesgo y la racionalidad". Análisis de riesgo. vol. 24, número 2, págs. 311-322. Abril de 2004. DOI: 10.1111/j.0272-4332.2004.00433.x. https://onlinelibrary.wiley.com/doi/full/10.1111/j.0272-4332.2004.00433.x
