¿De dónde proviene el suministro de laboratorio de cola larga (de aquí en adelante "long tail")?
Lo ideal sería que los científicos pudieran adquirir los productos exactos que necesitan, cuando los necesitan y al precio adecuado. Desafortunadamente, no siempre es tan rápido y fácil. En promedio, los científicos y directores de laboratorio dedican un día a la semana a buscar, comparar y comprar suministros de laboratorio . Cuando contrarreloj, el laboratorio realizará pedidos a cualquier proveedor que tenga existencias disponibles. Tal vez vuelvan a realizar pedidos a este proveedor, tal vez no. El resultado es una montaña de pequeños pedidos de proveedores de baja frecuencia, también conocidos como long tail.
Muchos factores contribuyen al aumento del gasto final, incluida la especificidad de los suministros para experimentos de laboratorio, el tiempo limitado del laboratorio para obtener artículos y la necesidad de asegurar rápidamente alternativas de productos ante pedidos pendientes o retrasos.
¿Por qué es tan problemático el gasto long tail?
El gasto long tail no sólo cuesta dinero en forma de procesos de compra manuales redundantes y retrasos en los experimentos, sino que también deja dinero en la mesa de negociaciones.
- La coincidencia tripartita es una de las mejores prácticas de abastecimiento, pero resulta difícil entre miles de proveedores, SKU y especificaciones dispares. El diferencial de precios de los productos entre múltiples proveedores puede alcanzar hasta el 19% en promedio. Los precios de lista, márgenes y descuentos pueden variar de un pedido a otro y de un proveedor a otro.
- Gran parte del gasto long tail proviene de proveedores que aún no están configurados en el sistema de compras, lo que puede demorar hasta tres semanas en promedio. Como tal, el 61% de los científicos y directores de laboratorio han experimentado retrasos en los experimentos debido a la espera de nuevas incorporaciones de proveedores.
- El seguimiento de pedidos requiere mucho tiempo y es ineficiente, y generalmente se realiza a través de correo electrónico y llamadas telefónicas durante un promedio de 6 horas por semana.
- Un gasto long tail genera un largo y disperso rastro documental, lo que se suma al proceso manual de preparación para la auditoría.
- Cuanto más larga es la cola, más fragmentado es el gasto, lo que oscurece cualquier tipo de visión holística y dificulta la aplicación de los descuentos contratados y la negociación de precios.
Comprar equipos de laboratorio
Tres pasos para controlar el gasto long tail
Afortunadamente, hay una manera de abordar el gasto excesivo y liberar dinero y mano de obra que pueden reinvertirse en lo que importa: la ciencia.
- Definir y recaudar gastos. No se puede controlar el gasto sin saber lo más posible al respecto. Asegúrese de que todas las categorías de gastos indirectos y directos estén incluidas en el alcance del proyecto. Recopile datos de todos los departamentos, sitios y compradores. Incluya datos del nivel de compra, como tipo de bienes/servicios, proveedor, precio unitario, uso pasado y actual, ubicación del sitio y centro de costos.
- Clasificar el gasto. Las palabras importan. Se trata de cómo recopila y clasifica los datos. Clasifique todos los gastos utilizando convenciones de nomenclatura estandarizadas que sean utilizadas y conocidas por todo el personal. A partir de ahí, asegúrese de que todas las compras futuras se recopilen y clasifiquen de manera consistente.
- Consolide el gasto con un mercado de suministros de laboratorio. Una vez que sepa qué está gastando y con quién, podrá consolidar el gasto con proveedores estratégicos clave para aprovechar el poder adquisitivo y reducir las ineficiencias de los procesos. Un mercado de suministros de laboratorio lo ayuda a simplificar las decisiones de compra, ofreciendo un lugar único para comprar, rastrear y controlar los costos. Algunos mercados, incluso ofrecen un panel de análisis de gastos detallado y en tiempo real desglosado según categoría y subcategoría, período de tiempo, proveedor, usuario, centro de costos y códigos de proyecto, por lo que el gasto es fácil de definir, recopilar, y categorizar.
Beneficios de domar un gasto long tail con un mercado de suministros de laboratorio
- Recuperar tiempo y reducir retrasos. En lugar de llevar semanas, agregar un nuevo proveedor al sistema solo lleva horas o días. Puede optimizar y personalizar los flujos de trabajo de aprobación, realizar un seguimiento de los pedidos y el estado de la entrega con un único inicio de sesión y gestionar solo una factura consolidada cada mes. Si un artículo se agota, puede acceder instantáneamente a alternativas calificadas de proveedores examinados.
- Reducir costos. Los precios de las ciencias biológicas han sido durante mucho tiempo información estrechamente guardada y controlada por el vendedor, con precios de lista, márgenes y descuentos variables. Un estudio de ZAGENO demostró que el 73% de los ahorros se pueden lograr simplemente utilizando el mercado para comparar los precios de lista de productos entre proveedores antes de comprarlos. ZAGENO hace esto por usted automáticamente igualando precios en tres direcciones y también monitoreando que se estén aplicando los descuentos contratados.
- Mejorar las relaciones con los proveedores. Ser capaz de capturar el gasto con confianza significa que puede tener revisiones y conversaciones significativas con los proveedores sobre el servicio, la entrega y la calidad.
- Mayor resiliencia de la cadena de suministro. Los protocolos se detienen en tiempos de incertidumbre. Con ZAGENO, puede crear un carrito a partir de más de 40 millones de productos de 3500 proveedores, calificados según la calificación científica integral e imparcial de ZAGENO. En caso de interrupción de la cadena de suministro, las alternativas de productos se pueden intercambiar sin problemas, justo a tiempo.
- Minimiza el gasto inconformista. No tiene sentido tener una lista de proveedores preferidos que los compradores no puedan o no quieran utilizar. Un mercado de suministros de laboratorio hace que sea fácil mantener el rumbo y no volverse rebelde.
- Cumplir con los objetivos de cumplimiento y sostenibilidad. Un mercado de suministros de laboratorio ofrece fácilmente información sobre sus proveedores, como clasificaciones de sostenibilidad y diversidad, lo que facilita saber a quién realiza el pedido y realizar un seguimiento del gasto según los objetivos.
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Fuente: Zageno
