La eficiencia del capital es un enfoque central para los equipos de compras. Para ayudar a los equipos de adquisiciones a nivelar su gestión de gastos, reunimos esta guía con las 8 mejores prácticas para aumentar el ahorro de costos:
Reducir el gasto deshonesto
Revise periódicamente sus análisis de gastos para identificar gastos absurdos. El gasto deshonesto puede representar el 80% de las compras de laboratorio realizadas en las organizaciones, por lo que es crucial advertir y eliminar dicho gasto y establecer un proceso y un sistema que mantenga la integridad del gasto en todos los equipos y departamentos.
Quiero saber más del Programa Nuevo Laboratorio
Entienda los descuentos de los proveedores de laboratorio
Es posible que esté en el umbral de compra para aprovechar los descuentos en laboratorio o que esté pagando por funciones que no está utilizando por completo. Asegúrese de conocer los términos de descuento y las ofertas de sus proveedores desde el principio y a medida que evolucionan. Tenga un diálogo abierto con sus representantes de ventas o soporte de sus equipos de proveedores para asegurarse de tener constantemente la información más actualizada y de hacer el mejor uso de su contrato.
Simplifique la gestión de su proveedor
En la búsqueda de la eficiencia del capital, menos es más. Gestionar decenas o incluso cientos de proveedores requiere tiempo y dinero. Además, trabajar con documentación para cada uno de estos puede generar errores y confusión interna. Consolide a sus proveedores de laboratorio realizando pedidos desde un marketplace, especialmente uno que aproveche la tecnología para administrar toda la documentación y otros informes para usted en un flujo de fluido. Al utilizar un marketplace como OneLab, puede reducir gastos generales, liberar a su equipo científico de las tareas administrativas y obtener una ventaja sobre la competencia al llevar los productos al mercado más rápidamente.
Hacer una auditoría de inventario
Al comprender exactamente cuánto de cada producto o incluso una clase general de productos está usando su equipo, puede determinar mejor qué suministros comprar más (y aproveche los descuentos por volumen mencionados anteriormente) y qué suministros comprar menos o incluso eliminar por completo. Con demasiada frecuencia, los equipos de compras continúan comprando en las mismas cantidades establecidas arbitrariamente por los pedidos iniciales. Mediante la revisión de sus necesidades cambiantes como equipo, puede asignar su capital de manera más óptima e identificar ahorros de costos.
Capacitar a los miembros del equipo
Si bien los miembros del equipo saben que el ahorro de costos es importante, si el enfoque no se articula explícitamente, pueden dudar en prestar especial atención a la eficiencia del capital al tomar sus decisiones de compra. Al formar e implementar una capacitación centrada en el ahorro de costos, integrará este enfoque en la cultura de su empresa y en los procesos de toma de decisiones de los miembros de su equipo.
Adquirir nuevo equipamiento para el laboratorio
Adquirir nuevo equipamiento de laboratorio es importante para que los laboratorios se mantengan al día con la nueva ciencia y reemplacen equipos importantes que están obsoletos. El desarrollo de un proceso interno más sólido para abordar la planificación, la defensa y la ejecución de las compras de nuevos instrumentos puede ayudar a los laboratorios a tener más éxito en la competencia por fondos de capital limitados
Reconocer y prevenir los riesgos del envejecimiento de los equipos
Los sistemas obsoletos pueden generar un mayor riesgo; algunos son obvios, mientras que otros a menudo pasan desapercibidos hasta que ocurren inesperadamente. Es posible que no nos demos cuenta de que el rendimiento del equipo está comenzando a degradarse, pero es difícil ignorar las fallas en la idoneidad del sistema. Por ello es importante adoptar medidas para prevenir el envejecimiento de los equipos de laboratorio.
Reparar o reemplazar un equipo
Decidir cuándo reparar o reemplazar un instrumento en el laboratorio puede ser complicado. Comprar una nueva pieza de equipo suele ser más costoso que reparar lo que ya tiene, y cada nuevo instrumento trae una curva de aprendizaje y peculiaridades para solucionar. Pero cuando su instrumento está obstaculizando los procesos de laboratorio, puede ser hora de retirarlo.
Conclusión
Controlar el gasto en suministros de laboratorio, especialmente aquellos de cola larga, requiere una estrategia integral y un enfoque meticuloso. Al implementar las ocho mejores prácticas descritas, desde la revisión de gastos y la comprensión de descuentos de proveedores hasta la consolidación de proveedores y la auditoría de inventario, los equipos de adquisiciones pueden lograr una mayor eficiencia del capital. Capacitar a los miembros del equipo y adoptar un enfoque proactivo para la adquisición de nuevos equipos y la gestión del envejecimiento de los instrumentos también son fundamentales para optimizar el uso de recursos.
Adoptar estas prácticas no solo ayuda a reducir costos innecesarios, sino que también contribuye a una gestión más efectiva y sostenible de los suministros en el laboratorio. Con un enfoque consciente y una planificación adecuada, es posible maximizar el valor del presupuesto y asegurar que los recursos se utilicen de manera óptima para apoyar los objetivos científicos y operacionales del laboratorio. La clave está en ser proactivo, informado y estratégico en cada decisión de compra, garantizando así un control de gastos más efectivo y una operación de laboratorio más eficiente.
En OneLab podemos ayudarte a potenciar tu management
Aplicá a nuestro Programa Nuevo Laboratorio
¡Hacé click en la siguiente imagen para enterarte de qué se trata y cómo aplicar al mismo!
Fuente: Zageno. 5 ways procurement teams can boost cost saving for R&D labs